Digitalisering speelt een steeds grotere rol in de erfgoedsector. Voor vrijwilligers en medewerkers van musea, archieven en lokale erfgoedinstellingen in Overijssel betekent dit dat steeds meer objecten, documenten en verhalen digitaal toegankelijk worden gemaakt. Het digitaliseringsproces kan voor kleine erfgoedinstellingen die vooral draaien op vrijwilligers best een uitdaging zijn. Want hoe begin je hiermee? En waar moet je allemaal aan denken? In dit artikel leggen we de basisprincipes van digitaliseren uit en verwijzen we naar de belangrijkste richtlijnen.

Wat is digitaliseren?

Erfgoedinstellingen in Overijssel beschikken over waardevolle collecties. Deze bestaan bijvoorbeeld uit museale voorwerpen, beeldmateriaal, audiovisueel materiaal en/of archieven. Al deze collecties vertellen een verhaal en zijn het geheugen van een bepaalde streek, stad of dorp.

Wil je ze veilig stellen voor de toekomst en zoveel mogelijk mensen kennis laten maken met het erfgoed uit jouw streek? Dan is het in dit huidige tijdperk waarin de meeste informatieoverdracht digitaal plaatsvindt belangrijk om collecties te digitaliseren en online toegankelijk te maken.

Digitaliseren betekent allereerst het omzetten van een fysieke bron (bijvoorbeeld een tekening, foto, schilderij of tekst) naar een digitaal bestand.

Om een bestand goed te kunnen bewaren en terug te kunnen vinden, heeft het als volgende stap context nodig. Een duidelijke beschrijving of in erfgoedtermen: metadata. Dit geeft informatie over wie het gemaakt heeft, wanneer het gemaakt is,  of er auteursrecht op rust, wie het mag gebruiken, enzovoort. Die beschrijvingen en het digitale bestand moeten op een logische plek worden opgeslagen en aan elkaar worden gekoppeld. Het toevoegen van context aan gedigitaliseerd materiaal en de opslag daarvan kan bijvoorbeeld via een collectieregistratiesysteem.

Waarom digitaliseren?

Digitalisering maakt erfgoed toegankelijker voor een breed publiek en biedt concrete voordelen:

  • Bescherming van kwetsbare objecten: Bescherming en behoud van fysieke originelen zijn vaak een belangrijke beweegreden voor het digitaliseren van materiaal. Door digitale kopieën hoeft het fysieke object minder vaak te worden aangeraakt, wat bijdraagt aan langdurige conservering. Als het materiaal gedigitaliseerd is, hoeft het niet meer uitgeleend te worden. Daarnaast blijft bij een eventuele calamiteit – bijvoorbeeld een brand waarbij fysieke originelen verloren kunnen gaan- de informatie in ieder geval digitaal raadpleegbaar.
  • Wereldwijde toegankelijkheid: Digitaliseren kan een meerwaarde hebben voor het bedienen van je publiek. Als je je informatiehuishouding goed op orde hebt, kunnen vragen snel en efficiënt afgehandeld worden. Als je digitaal goed zichtbaar bent, zijn er zelfs mogelijkheden om je publiek te vergroten. Mensen kunnen immers altijd en overal informatie uit jouw collecties raadplegen. Ook kan gedigitaliseerd materiaal weer worden gebruikt om jouw organisatie en haar waardevolle collecties onder de aandacht brengen. Via social media kun je bijvoorbeeld aandacht besteden aan gedigitaliseerd materiaal met een mooi verhaal. Onderzoekers, bezoekers en geïnteresseerden kunnen 24/7 online kennisnemen van collecties
  • Efficiënt beheer: Collectieregistratie is ook belangrijk voor beheer. Je kunt immers alleen goed voor je eigen collectie zorgen als je weet wat je in huis hebt, waar het zich bevindt en wat de staat ervan is. Digitale registraties helpen bij overzicht en beheer van de collectie en maken zoeken veel sneller.
  • Verantwoording: Daarnaast is registratie ook belangrijk voor de verantwoording. We moeten ons regelmatig verantwoorden tegenover bestuur, gemeenten of andere instanties, zoals bijvoorbeeld een verzekeraar in geval van diefstal. Om hun vragen snel en goed te kunnen beantwoorden, moet de registratie en documentatie piekfijn in orde zijn.
  • NDE-compatibiliteit: Goed gedigitaliseerde objecten kun je koppelen aan het Netwerk Digitaal Erfgoed voor betere vindbaarheid

Basisrichtlijnen voor digitalisering

Bij digitalisering is het belangrijk om gestructureerd te werk te gaan. De belangrijkste basisprincipes zijn:

1. Kwaliteit van de digitale opname
Zorg dat foto’s, scans of bestanden van voldoende resolutie zijn (minimaal 300 DPI voor documenten, hoger voor kunstwerken), zodat details behouden blijven. Dit geldt voor documenten, objecten én audio- of videomateriaal.

Praktische richtlijnen:

  • Documenten en teksten: 300-600 DPI
  • Foto’s en kunstwerken: 600-1200 DPI
  • 3D-objecten: fotografeer vanuit meerdere hoeken
  • Audio: minimaal 44.1 kHz, 16-bit
  • Video: HD-kwaliteit (1080p) of hoger

2. Complete metadata registratie
Metadata is informatie over het object en vormt het fundament van goed collectiebeheer. Goed ingevulde metadata maakt objecten vindbaar en begrijpelijk voor iedereen.

  • Basisregistratie: Minimale gegevens zoals titel, objectsoort, verwerving en uniek objectnummer (zie Meemoo Basisregistratie)
  • Publieksregistratie: Sprekende titel en begrijpelijke context, zodat bezoekers snel weten wat het object is (zie Dataprofiel voor het publiek)

3. Gestructureerd bestandsbeheer

  • Ontwikkel een logische en consistente mappenstructuur (bijvoorbeeld per jaar, collectie of objecttype)
  • Gebruik duidelijke en herkenbare bestandsnamen (bijvoorbeeld: 2024_collectie_objectnummer_beschrijving.jpg)
  • Bewaar altijd een back-up van alle digitale bestanden op een aparte locatie of cloudopslag
  • Documenteer je digitaliseringswerkflow voor herhaling en consistentie

Handige hulpmiddelen en richtlijnen

Er bestaan verschillende richtlijnen en tools die helpen bij digitalisering:

Deze bronnen geven praktische tips voor het kiezen van het juiste bestandsformaat, het vastleggen van metadata en het veilig opslaan van digitale bestanden.

Tips voor jou als vrijwilliger

  • Het begint met een plan: Als je begint met digitaliseren, is het verstandig om een plan op papier te zetten. Dit geeft je organisatie en de vrijwilligers houvast en iets om naar toe te werken.
  • Begin klein: Digitaliseer eerst een selectie van representatieve objecten om ervaring op te doen. Kies 5-10 interessante objecten uit je collectie en probeer ze te digitaliseren volgens de richtlijnen. Download het Spoorboekje Digitaal Erfgoedcoach voor stap-voor-stap begeleiding.
  • Werk samen: Betrek collega-vrijwilligers of erfgoedmedewerkers bij het proces en verdeel taken
  • Documenteer alles: Leg het proces vast in een werkdocument, zodat het herhaalbaar is voor toekomstige projecten
  • Raadpleeg collega-instellingen: Als je wilt beginnen met digitaliseren bedenk dan dat er lokaal al veel kennis beschikbaar is. Maak eens een afspraak bij een historische vereniging of museum bij jou in de buurt en informeer hoe zij het digitaliseren en de registratie aanpakken
  • Vraag hulp bij experts: bij grotere erfgoedinstellingen, het Netwerk Digitaal Erfgoed en de digitaal erfgoedcoach van de Datawerkplaats Overijssel. Zij hebben experts in huis die kunnen adviseren. Het Netwerk Digitaal Erfgoed is opgezet op initiatief van het Ministerie van OCW en werkt volgens de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed om collecties in Nederland zo zichtbaar, bruikbaar en houdbaar mogelijk te maken. Het netwerk organiseert regelmatig bijeenkomsten waarbij tips en adviezen worden gegeven. Ook kun je deel gaan uitmaken van het NDE-netwerk door het manifest te ondertekenen. Het is interessant om deel uit te maken van een netwerk waarbinnen je kennis kunt uitwisselen! Heb je vragen over apparatuur, bestandsformaten of metadata? Neem contact op met de digitaal erfgoedcoach van de Datawerkplaats Overijssel of bekijk de NDE Digitaliseringsrichtlijnen voor technische details.
  • Denk aan NDE-compatibiliteit: Gebruik gestandaardiseerde termen en metadata-velden voor betere vindbaarheid

Inspiratie: Méér doen met gedigitaliseerd materiaal

Als je eenmaal je collecties hebt gedigitaliseerd en beschreven in een collectieregistratiesysteem, kan het interessant zijn om het zoveel mogelijk te delen, bijvoorbeeld op landelijke platforms zoals het Geheugen van Nederland of Netwerk Oorlogsbronnen. Dit is vaak alleen mogelijk als jouw leverancier werkt volgens de principes van Linked Open Data. Ben je niet bekend met Linked Open Data? Volg dan deze korte cursus data voor dummies van Erfgoed Leiden.

Het Netwerk Digitaal Erfgoed heeft in samenwerking met het Erfgoedhuis Zuid-Holland een inspirerend filmpje opgenomen (zie hieronder), waarin een Historische Vereniging laat zien wat er zoal mogelijk is met gedigitaliseerd materiaal. Ook kun je gedigitaliseerd materiaal gebruiken voor bijvoorbeeld educatieprojecten.

Inspiratie: klein museum gaat digitaal aan de slag met erfgoed

In onderstaande video laten vrijwilligers van het Indisch Museum in Breda zien hoe ze als klein museum te werk gaan om hun collectie digitaal toegankelijk te maken.

Van de basisbeginselen van het omzetten van analoog naar digitaal tot het aanleggen van een collectieregistratiesysteem en het omgaan met auteursrechten: in het filmpje komen veel handige tips en tricks voorbij. Daarbij zijn de verschillende stappen heel overzichtelijk in beeld gebracht. Belangrijke boodschap is: Maak zoveel mogelijk gebruik van alle kennis en ervaring die beschikbaar is.

Bekijk de video hier:

Deze video is gemaakt door Erfgoed Brabant als onderdeel van een project van OPEN (Overleg Provinciale Erfgoedinstellingen Nederland). Het filmpje is tot stand gekomen in samenwerking met Erfgoedvrijwilliger.nl. Deze en de andere video’s zijn mede mogelijk gemaakt door Fonds voor Cultuurparticipatie.

Zoek hieronder naar handige tips voor vrijwilligers