Een datascan is de eerste en cruciale stap bij het opschonen en verrijken van collectiegegevens. Voor collectiebeheerders, vrijwilligers en erfgoedinstellingen biedt het een helder overzicht van de huidige staat van de data, zodat je gericht verbeteringen kunt aanbrengen en de eerste stappen naar NDE-compatibiliteit kunt zetten.
Een datascan: wat is dat?
Een datascan geeft systematisch inzicht in de kwaliteit en bruikbaarheid van je collectiegegevens. Een datascan geeft antwoord op de volgende kernvragen:
- Volledigheid: Welke velden zijn in gebruik en hoe vaak zijn ze ingevuld?
- Publieksgeschiktheid: Welke velden zijn geschikt om te delen met het publiek?
- Semantische correctheid: Klopt de inhoud van een veld met wat er verwacht wordt?
- Consistentie: Hoe uniform zijn hoofdlettergebruik, datumnotaties en schrijfwijzen?
- NDE-gereedheid: Zijn termen gekoppeld aan het Termennetwerk of andere open data-bronnen?
Waarom is een datascan onmisbaar?
- Direct overzicht: Je ziet in één oogopslag hoe compleet en correct je data zijn.
- Efficiënte prioritering: Je weet precies waar je moet beginnen met verbeteren.
- NDE-voorbereiding: Je identificeert welke velden klaar zijn voor koppeling aan termen en datasets.
- Foutpreventie: Inconsistenties, ontbrekende waarden en dubbele entries worden vroeg opgespoord.
- Kwaliteitscontrole: Regelmatige scans houden je collectie-informatie up-to-date.
Praktische uitvoering van een datascan
Voorbereiding
- Exporteer je data naar een Excel- of CSV-bestand vanuit je collectiebeheersysteem (CBS).
- Maak een werkexemplaar – wijzig nooit de originele data direct.
- Documenteer de uitgangssituatie met datum en aantal records.
Praktische tips
Efficiënte werkwijze
- Start met een kleine representatieve subset (100-200 objecten) om het proces te leren.
- Gebruik Excel-functies zoals Draaitabellen om patronen te herkennen.
- Maak screenshots van problemen om later op terug te kunnen vallen.
- Documenteer alle bevindingen zodat ‘collega’s’ kunnen volgen wat onderzocht is.
Te controleren aspecten
- Zijn objectnummers uniek en consistent geformateerd?
- Gebruiken alle datumvelden hetzelfde formaat (dd-mm-jjjj of jjjj-mm-dd)?
- Zijn namen van makers, plaatsen en materialen consistent gespeld?
- Ontbreken cruciale gegevens zoals titel, type object of verwerving?
Handige bronnen
- Grip op je data (NDE) – uitgebreide handleiding voor data-analyse.
- Dataprofiel Collectie-informatie voor het publiek (Meemoo) – standaarden voor publieksvriendelijke data.
Het belangrijkste op een rij
Een datascan is een essentieel diagnostisch instrument dat direct inzicht geeft in de kwaliteit en bruikbaarheid van je collectiegegevens. Het vormt de basis voor alle verdere verbeteringen en maakt NDE-compatibele publicatie mogelijk.
Advies nodig over digitalisering of registratie van je erfgoedcollectie?
Neem contact op met De Overijsselse Datawerkplaats. Dat is een initiatief van het Erfgoedplatform Overijssel in samenwerking met de Museumfabriek/Atlas van Ooit en wordt mogelijk gemaakt met steun van het Netwerk Digitaal Erfgoed en de provincie Overijssel.
