Als erfgoedorganisatie wil je je collectie graag beschikbaar en toegankelijk maken voor een geïnteresseerd publiek. Digitaal erfgoedcoach Marjanne vertelt: “Ik merk in coachingsgesprekken dat vrijwilligers soms terughoudend zijn om beeldcollecties online te publiceren. Vaak weten ze niet goed waar ze op moeten letten als het gaat om auteursrecht, en hoe ze claims kunnen voorkomen.” In dit kennisartikel, geschreven door jurist en expert Auteursrecht Maarten Zeinstra, komen de basisbeginselen van auteursrecht naar voren. Ook biedt het artikel praktische handvatten om met deze regelgeving om te gaan en afspraken rondom auteursrecht vast te leggen in je collectiebeheersysteem.

Het auteursrecht en naburige rechten geven makers een exclusief recht op de exploitatie van hun werk, zoals ontwerpen, geschreven teksten, en muziekopnames. Voor hergebruik van zulk materiaal is toestemming van de rechthebbende vereist. Zonder deze toestemming kan de rechthebbende de gebruiker aansprakelijk stellen. De Auteurswet en de Wet op de naburige rechten regelen wat er met gemaakt materiaal mag gebeuren.

Kernprincipes van het auteursrecht

Voor erfgoedorganisaties zijn de volgende kernprincipes relevant:

  • Aansprakelijkheid: De persoon die inbreuk maakt is hiervoor aansprakelijk. Als een erfgoedinstelling een beschermd werk zonder toestemming online plaatst, is zij aansprakelijk.
  • Bescherming van eigen creaties: Auteursrecht beschermt literaire en artistieke werken die een eigen intellectuele creatie van de maker zijn en een origineel karakter hebben.
  • Geen bescherming voor ideeën en feiten: Een idee is niet auteursrechtelijk beschermd, maar de uitwerking ervan wel. Feiten zijn nooit beschermd door het auteursrecht.
  • Uitsluitend recht: De rechthebbende heeft het exclusieve recht om te bepalen wat er met het werk gebeurt, zoals het maken van kopieën en het verspreiden ervan.
  • Naburige rechten: Deze rechten lijken sterk op het auteursrecht, maar gelden voor uitvoerende kunstenaars zoals acteurs en muzikanten die het werk van anderen uitvoeren. Een werk kan zowel auteursrechtelijk als naburig rechtelijk beschermd zijn.
  • Maker is niet altijd de rechthebbende: Auteursrechten en naburige rechten kunnen worden overgedragen, bijvoorbeeld van een werknemer naar de werkgever of door verkoop van de rechten aan een uitgever. Hiervoor is altijd een getekende overeenkomst nodig.

Bij wie ligt het auteursrecht?

In de regel ligt het auteursrecht bij de natuurlijke maker van een werk. Na het overlijden van een maker, gaan de auteursrechten automatisch over op zijn of haar erfgenamen. Zij mogen gedurende de 70 jaar na het overlijden bepalen of, wanneer en hoe het werk wordt gepubliceerd of gebruikt.

Let op, er zijn gevallen waarbij de maker als natuurlijk persoon of zijn nabestaanden niet de rechthebbenden zijn:

  • Als de maker bij leven afspraken heeft gemaakt, bijvoorbeeld in een contract of testament. In dat geval kunnen de rechten naar een andere partij zijn gegaan (bijvoorbeeld een stichting, instelling of particulier). Als je wilt weten hoe dit voor een concreet werk zit, dan kun je kijken naar de erfgenamen, een nalatenschapsakte of een eventuele overdracht van rechten
  • Een maker is niet de uiteindelijke rechthebbende als het werk in dienstverband/loondienst is gemaakt en het werk valt binnen de normale werkzaamheden. Dan ligt het auteursrecht meestal bij de werkgever
  • Bij werk in opdracht waarbij dit schriftelijk is afgesproken, kan het auteursrecht bij de opdrachtgever liggen. Zonder afspraken, blijft het auteursrecht bij de maker.

Het kan ook voorkomen dat de maker van een werk onbekend, anoniem is of onder een pseudoniem werkt.

Duur van het auteursrecht

Het auteursrecht heeft een beperkte duur. De duur van het auteursrecht wordt bepaald op het moment van creatie van het werk. Hierbij is het relevant wat voor maker het werk heeft:

  • Bekende maker (natuurlijk persoon): Voor werken van een bekende, niet-anonieme maker duurt het auteursrecht tot 70 jaar na diens overlijden. In 2025 zijn bijvoorbeeld alle makers die voor 1955 zijn overleden in het publiek domein.
  • Anonieme of pseudonieme werken: Voor werken waarvan de maker onbekend is, duurt het auteursrecht 70 jaar na de eerste publicatie of creatie. Dit geldt ook voor werken waarbij alleen de naam van een organisatie op staat.

Uitzonderingen op het auteursrecht

Hoewel toestemming van de rechthebbende in principe altijd nodig is, zijn er uitzonderingen. Voor erfgoedorganisaties zijn de volgende uitzonderingen relevant. Bij uitzonderingen op het auteursrecht is toestemming van de rechthebbende niet nodig:

  • Preserveringskopie: Een erfgoedinstelling mag een preserveringskopie maken voor het behoud van een document. Dit kan bijvoorbeeld het digitaliseren van papier naar een digitaal medium zijn. 
  • Studiezaal: Erfgoedinstellingen mogen objecten uit hun vaste collectie beschikbaar stellen aan individuele gebruikers voor onderzoek of privéstudie, zowel fysiek als binnen het eigen WIFI-netwerk.
  • Privéstudie: Individuen mogen enkele kopieën maken van collectieobjecten voor hun eigen studie. Het is echter niet toegestaan om deze kopieën aan derden te verstrekken.

Belangrijk: Geen van de uitzonderingen staat toe om auteursrechtelijk beschermd materiaal buiten de instelling, zoals op het open internet, te tonen zonder toestemming van de rechthebbende.

Out-of-Commerce (OOC)-regeling

In sommige gevallen kunnen erfgoedinstellingen ook werken online publiceren zonder dat hier toestemming voor nodig is. De Out-Of-Commerce- of OOC-regeling stelt erfgoedinstellingen in staat om werken die niet langer in de handel zijn, online beschikbaar te stellen.

Werken die als “niet langer in de handel” worden beschouwd, zijn werken die na een redelijke inspanning te goeder trouw niet (meer) beschikbaar zijn via gebruikelijke handelskanalen. Dit kan ook van toepassing zijn op werken die nooit in de handel zijn geweest, zoals posters of niet-gepubliceerde werken. Er zijn drie overeenkomsten beschikbaar om out-of-commerce werken beschikbaar te stellen. Op de website van KVAN is hierover meer informatie te vinden.

Auteursrecht vastleggen in het collectiebeheersysteem

Om maximale beschikbaarstelling van de collectie te faciliteren is een goede registratie van de auteursrechtelijke status van de collectie belangrijk. Een goede manier om dit te registreren en te communiceren in het collectiebeheersysteem met behulp van de standaarden van RightsStatements.org en Creative Commons-licenties.

Met Creative Commons-licenties kunnen rechthebbenden bepalen hoe hun werk mag worden gebruikt en verspreid. Hiervoor moet de erfgoedinstelling zelf de rechthebbende zijn, of moet de rechthebbende toestemming gegeven hebben aan de instelling.

De volgende juridische gereedschappen van Creative Commons worden aangeraden:

  • CC BY (Creative Commons Naamsvermelding): Het werk mag door iedereen gratis verspreid en aangepast worden, ook voor commercieel gebruik. Naamsvermelding is verplicht.
  • CC BY-SA (Creative Commons Naamsvermelding GelijkDelen): Het werk mag door iedereen gratis verspreid en aangepast worden, ook voor commercieel gebruik. Naamsvermelding is verplicht, wordt er een nieuw afgeleid werk gemaakt dan moet deze ook onder deze licentie verpreid worden.
  • CC0 (publieke domeinverklaring): Hiermee kan een rechthebbende afstand doen van alle auteursrechten op een werk dat nog beschermd is. In de praktijk komt het erop neer dat het werk in het publiek domein terechtkomt. 
  • Public Domain Mark (PDM): Deze wordt gebruikt om werken te markeren die niet langer auteursrechtelijk beschermd zijn.

Rights statements zijn verklaringen die worden gebruikt om de auteursrechtelijke status van een werk te beschrijven en te communiceren. Deze verklaringen helpen erfgoedinstellingen om op een gestandaardiseerde manier de rechten te registreren en te tonen aan het publiek. 

De volgende opties relevant voor het vastleggen van de auteursrechtelijke status:

  • Auteursrechtelijke status niet geëvalueerd (CNE): Deze status wordt toegekend aan werken waarvan de auteursrechtelijke status nog niet is uitgezocht. Het kan dienen als een standaardwaarde in een collectiebeheersysteem voor werken waarvan de rechten nog niet zijn onderzocht.
  • Auteursrechtelijk beschermd (InC): Deze status wordt gebruikt om werken te markeren die nog steeds beschermd zijn door het auteursrecht. Alle records met een creatiedatum van minder dan 70 jaar geleden worden als auteursrechtelijk beschermd beschouwd.

Om het hergebruik te maximaliseren kunnen de volgende stappen gevolgd worden:

  • Beschrijf de rechten op het laagst mogelijke niveau beschreven, zoals op het niveau van een afbeelding, bestanddeel of boek.
  • Alle records waarvan de rechten niet zijn geëvalueerd, krijgen de status
    “Auteursrechtelijke status niet geëvalueerd”. Deze statement is bedoeld voor werken waarvan de auteursrechtelijke status nog niet is uitgezocht en kan als standaardwaarde dienen in een collectiebeheersysteem.
  • Records waarvan de rechten zijn verlopen, krijgen de status
    “Public Domain Mark”. De Public Domain Mark is geen licentie, maar een markering voor werken die niet langer auteursrechtelijk beschermd zijn of dat nooit konden zijn.
  • Alle records waarvan de maker meer dan 70 jaar geleden is overleden, krijgen de status
    “Public Domain Mark”. Dit geldt ook voor objecten waarvan geen vervaardiger bekend is en de creatiedatum meer dan 150 jaar in het verleden ligt.
  • Records met een creatiedatum van minder dan 70 jaar geleden worden als auteursrechtelijk beschermd beschouwd. Deze krijgen de status
    “Auteursrechtelijk beschermd”. Deze statement is bedoeld om werken te markeren die nog beschermd zijn door het auteursrecht.
  • Voor werken waar het museum zelf de auteursrechthebbende van is, wordt geadviseerd een Creative Commons Naamsvermelding 4.0 (CC BY 4.0) licentie te gebruiken. Dit geldt ook voor eigen rapporten en publicaties.

Toestemming vragen

Voor veel gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken is toestemming nodig. Ook voor het gebruik van Creative Commons-licenties is toestemming nodig. Deze toestemming verkrijg je het liefst op het moment van schenking of inname in de collectie. Pas schenkingsovereenkomsten aan zodat deze rechten meteen goed geregeld worden. Meer informatie hierover is te vinden op deze pagina met voorbeeldclausules op site regeljerechten.nl.

Praktische tips bij auteursrechtclaims

Juridische experts adviseren over het algemeen om een claim niet direct via de rechter aan te vechten, maar een praktische aanpak te hanteren. De volgende stappen worden aanbevolen:

  1. Direct offline halen. Haal het vermeende inbreukmakende materiaal zo snel mogelijk offline.
  2. De inbreuk erkennen. Tenzij overduidelijk kan worden aangetoond dat er geen inbreuk is, is het verstandig de inbreuk te erkennen. Discussie over de principes of de wettelijkheid van de claim moet worden vermeden.
  3. De hoogte van de claim betwisten. De geclaimde vergoeding is vaak te hoog. Een redelijke vergoeding kan worden bepaald door de oorspronkelijke bron en de prijs van het materiaal te achterhalen en daar 25% bij op te tellen (of kijk op beeldanoniem.nl)
  4. De vergoeding betalen en de partij informeren. Het berekende bedrag moet direct worden betaald, waarna de claimende partij wordt geïnformeerd.

Door een redelijke vergoeding te betalen, verkleint de erfgoedorganisatie de kans dat de claimende partij naar de rechter stapt. De focus van een eventuele rechtszaak verschuift dan van de inbreuk zelf naar de hoogte van de vergoeding. De claimende partij moet vervolgens bewijzen dat de betaalde vergoeding onvoldoende is, wat een uitdaging kan zijn. Dit verhoogt de kans dat de claimende partij voor de eigen juridische kosten opdraait, waardoor de drempel om een rechtszaak te starten aanzienlijk hoger wordt.

Meer informatie

Raadpleeg voor meer informatie over de regels rondom auteursrecht ook de volgende websites:

Onze kennisbijeenkomsten

Binnen de Datawerkplaats Overijssel worden regelmatig Kennisbijeenkomsten georganiseerd, onder meer over het onderwerp auteursrecht. Houd voor ons actuele aanbod onze agenda in de gaten. Heb jij behoefte aan een specifieke kennisbijeenkomst over auteursrecht bij jou in de buurt? Laat dit dat weten aan digitaal erfgoedcoach Marjanne, door een mail te sturen naar info@erfgoedplatformoverijssel.nl. Bij voldoende animo kunnen we een dergelijke bijeenkomst (opnieuw) organiseren.

Dit kennisartikel is totstandgekomen in samenwerking met jurist Maarten Zeinstra, in het kader van de activiteiten van de Datawerkplaats Overijssel. Dit project wordt mede mogelijk gemaakt met steun van het Netwerk Digitaal Erfgoed.

Zoek hieronder naar handige tips voor vrijwilligers