Basisregistratie is het fundament van goed collectiebeheer. Het gaat om het vastleggen van kerninformatie over een object, zodat je collectie overzichtelijk, vindbaar en bruikbaar blijft. Voor vrijwilligers en erfgoedmedewerkers is het belangrijk om te weten welke gegevens minimaal nodig zijn en waarom deze registratie van waarde is voor zowel interne administratie als toekomstige digitalisering.
Wat is basisregistratie?
Basisregistratie omvat de minimale set gegevens die je van elk object moet vastleggen. Dit helpt bij overzicht, beheer en eventueel toekomstige publicatie van objectinformatie. De kerngegevens zijn onder andere:
- Titel of naam van het object
- Type object (bijvoorbeeld schilderij, gereedschap, document)
- Verwervingsinformatie (hoe en wanneer het object in de collectie kwam)
- Objectnummer of unieke identificatie
Bronnen en richtlijnen:
Waarom basisregistratie belangrijk is
- Overzicht van de collectie: Je weet altijd wat je hebt, waar het zich bevindt en in welke staat.
- Bescherming van erfgoed: Goed geregistreerde objecten zijn makkelijker terug te vinden en veilig te beheren.
- Voorbereiding op digitalisering: Basisregistratie vormt de input voor digitale systemen zoals een collectiebeheersysteem (CBS).
- Toegankelijkheid voor publiek en onderzoekers: Met duidelijke kerninformatie kunnen objecten later makkelijker gepresenteerd worden.
Screenshot van een digitaal formulier met velden die ingevuld moeten worden voor basisregistratie in een CBS.
Praktische tips
- Gebruik een uniform sjabloon voor alle objecten om consistentie te waarborgen.
- Begin met de kerngegevens en breid later uit met aanvullende informatie zoals maker, datum, materiaal en afmetingen.
- Controleer de unieke identificatie van objecten, bijvoorbeeld een objectnummer of barcode, om dubbele registraties te voorkomen.
- Werk samen met collega’s of vrijwilligers om registratie gestroomlijnd en begrijpelijk te houden.
Het belangrijkste op een rij
Basisregistratie is de hoeksteen van professioneel collectiebeheer. Door zorgvuldig de kerninformatie van elk object vast te leggen volgens internationale standaarden, leg je een solide basis voor toekomstige digitalisering en publieke ontsluiting.
Aan de slag
Download een registratiesjabloon via Meemoo en begin met het registreren van je meest bijzondere objecten. Elke geregistreerde item brengt je collectie een stap dichter bij professioneel beheer.
Advies nodig over digitalisering of registratie van je erfgoedcollectie?
Neem contact op met De Overijsselse Datawerkplaats. Dat is een initiatief van het Erfgoedplatform Overijssel in samenwerking met de Museumfabriek/Atlas van Ooit en wordt mogelijk gemaakt met steun van het Netwerk Digitaal Erfgoed en de provincie Overijssel.
